опубликовано 15.12.2010 Как управлять временем. Карьерные хитрости, тема дня

Управление временем (тайм-менеджмент) — это технология организации времени и повышения эффективности его использования. В некотором роде это не столько набор техник‚ сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации.

Основы тайм-менеджмента преподают на первых курсах вузов и проводят корпоративное обучение во многих компаниях. Грамотно планировать свое время можно или научиться благодаря освоению нескольких простых схем работы и советов‚ или уже иметь эту врожденную способность. Тайм-менеджмент требуется далеко не всем. Есть люди‚ которые бессознательно грамотно уделяют каждому делу нужное количество времени. Развить в себе самоорганизацию вполне реально и без посещения специализированных курсов. Главное‚ выделить следующие процессы:

  1. Постановка цели. Нужно определить и сформулировать для себя саму цель.
  2. Планирование и расстановка приоритетов. Один из самых важных моментов - разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
  3. Реализация. Здесь надо продумать конкретные шаги и действия в соответствие с намеченным планом и порядком достижения цели.
  4. Контроль достижения цели и выполнения плана. Не лишним будет проконтролировать исполнение плана до его конца.

Ниже мы приведем самый понятный и популярный метод управления временем. Он применителен как к оптимизации рабочего времени‚ так и к организации учебного.

Метод Эйзенхауэра.

Это техника расстановки приоритетов‚ использование которой позволяет выделить наиболее важные и существенные дела.

Считается‚ что именно 34 президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал стандартом своей работы. Эйзенхауэр выделил 4 категории дел по критериям — важности и срочности.

* Задачи А. Важные и срочные.

К этому относятся критические ситуации‚ проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления.

* Задачи Б. Важные и несрочные.

Это может быть стратегическое планирование в бизнесе‚ личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки.
* Задачи В. Неважные и срочные.

К задачам этого типа относятся спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро»‚ не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать.
* Задачи Г. Неважные и несрочные.

Это все те мелочи‚ отнимающие время - перекуры‚ «пустая болтовня»‚ «болтовня» по телефону‚ просмотр сериалов. То есть это - поглотители времени. Необходимо стремится устранить такие дела навсегда из своей жизни.

В домашних условиях также применим и метод "хронометража".

Он очень прост в реализации и эффективен в выявлении "поглотителей времени. Этот метод фиксирует и замеряет продолжительность всех выполняемых действий. Хронометраж позволяет провести быструю «инвентаризацию» времени.

Для того‚ чтобы провести хронометраж рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы 2-х недель. Таким образом‚ в скором времени у вас окажется наглядных список всех ваших действий‚ что поможет вам скоординировать в нужном русле дальнейшую работу.

Не стоит забывать и о народном методе - "список дел". Это очень удобная методика‚ позволяющая заранее видеть все необходимые шаги для реализации вашей задачи‚ плана. Плюсом списка является и то‚ что большие задачи могут дробиться на более маленькие в порядке значимости. Отмечая выполненные задачи‚ вы наглядно видите как приближаетесь к осуществлению всего плана‚ что придает еще сил.

Для более глубокого анализа и точной организации времени вам может пригодиться "диаграмма Ганта".

Диаграмма - один из популярных способов графического представления времени выполнения задач.

Каждая линия в диаграмме представляет один процесс‚ наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи‚ составляющие план‚ размещаются по вертикали‚ по горизонтали задается временная шкала. Начало‚ конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу‚ концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами. Диаграмма может использоваться для представления текущего состояния выполнения работ: часть прямоугольника‚ отвечающего задаче‚ заштриховывается‚ отмечая процент выполнения задачи; показывается вертикальная линия‚ отвечающая моменту «сегодня». К плюсам этого метода относятся возможности:

* Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность.
* Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач.
* Детально проанализировать реальный ход выполнения задач. На графике отображаются интервалы времени‚ в течение которых задача: выполнялась‚ была приостановлена‚ была на доработке...

Мы рассказали о самых популярных и широко применяемых методах тайм-менеджмента.

Надеемся вам пригодятся эти методики.

Удачи!